Een weloverwogen investerings- en onderhoudsplan

Wat zijn grote uitgaven?

Allereerst zijn er natuurlijk de initiële investeringen in de golfaccommodatie: de grond, de aanleg van de golfbaan, het clubhuis/restaurant, de oefen-faciliteiten en alle bijkomende zaken zoals inrichting. Na het in gebruik nemen van de accommodatie kunnen er uitbreidingsinvesteringen plaatsvinden zoals extra holes, een par-3-baan, extra oefenfaciliteiten, een mooier clubhuis, etc.

Als een golfaccommodatie een bedrijf zou zijn, zouden uitbreidingen plaatsvinden omdat die de productiecapaciteit (mogelijkheid om geld te verdienen) verhogen. In de sportomgeving, waarin leden veelal bepalen wat er gebeurt, zijn dit vaak zogenoemde nice-to-have-investeringen, gewoon zaken om het voor de bestaande golfers leuker te maken. Tot slot zijn er ook vervangingsinvesteringen nodig, investeringen om bestaande verouderde of niet meer functionerende zaken te vervangen.

De golfbaan ‘in stand’ houden

Een gedeelte van deze vervangingsinvesteringen heeft betrekking op de aanleg van de golfbaan. Hoewel het (vooral fiscale) idee nog wel kan bestaan dat er op grond niet wordt afgeschreven, en er dus geen waardedaling plaatsvindt, is het toch nodig om anders naar het productiemiddel golfbaan te kijken. Om je verdiencapaciteit in stand te houden, moet je rekening houden met achteruitgang van elementen van uw golfbaan. Het meest voor de hand ligt hierbij te denken aan beregenings- en drainagesystemen, maar ook afslagplaatsen en greens hebben meer nodig dan regulier onderhoud om de kwaliteit (of verdiencapaciteit) in stand te houden.

In het ideale geval zijn investeringen in onze golfaccommodatie gefinancierd volgens de zogenaamde gouden balans- en gouden financieringsregel: de financieringsvorm is zoveel mogelijk afgestemd op de looptijd van de activa

Naast de technische veroudering van de golfbaan kan er ook sprake zijn van economische veroudering; het kan immers zijn dat er (grote) veranderingen nodig zijn om te voldoen aan de veranderende vraag van golfers. Bijvoorbeeld het aanpassen van de routing om kleinere lussen (golfrondes van zes holes) te maken of het meer toegankelijk maken voor golfers met een handicap 54-36.

Of een zeer relevant maatschappelijk thema, het meer duurzaam (moeten) maken van de golfbaan en het onderhoud. Bij machines wordt wel van economische veroudering gesproken als er nieuwe beschikbaar zijn die het productieproces efficiënter (goedkoper) maken. Investering in deze machines betekent dan wellicht een extra afschrijving (kostenpost) op de oude machines, maar ook een voordeel op de langere termijn. Dit is te vergelijken met investeringen in duurzaamheid; ook hier zal het vaak zo zijn dat de kosten voor de baten uitgaan. Duurzaamheid in onderhoud vraagt immers om een goede aanpak van de basis, zoals de bodem en het gras.

Hoe betaal je grote uitgaven?

In het ideale geval zijn investeringen in onze golfaccommodatie gefinancierd volgens de zogenaamde gouden balans- en gouden financieringsregel: de financieringsvorm is zoveel mogelijk afgestemd op de looptijd van de activa. En we kunnen leningen aflossen met geld dat ‘gespaard’ is door het afschrijven op investeringen.

Waarschijnlijk wordt er niet afgeschreven op de golfbaan (grond en aanleg), met uitzondering van het beregenings- en drainagesysteem. Om toch rekening te houden met de kosten van het in stand houden van de golfbaan kun je een onderhoudsbegroting opstellen voor dertig jaar. Jaarlijks kan op basis van deze begroting een bedrag (ten laste van het resultaat) worden toegevoegd aan de onderhoudsvoorziening. Elk jaar kan worden bepaald welke kosten behoren tot het ‘normale’ onderhoud en welke kosten ten laste van de onderhoudsvoorziening komen.

Idealiter zijn grote uitgaven onderdeel van een weloverwogen investerings- en onderhoudsplan

Tevens kan elk jaar worden bekeken of de onderbouwing van de voorziening nog aanpassing behoeft, waarbij zowel naar de technische als de economische veroudering wordt gekeken. In de jaarlijkse begroting (exploitatie) worden zo de meeste grote toekomstige uitgaven al meegenomen. Als er daarnaast nog een beoordeling plaatsvindt van betaalbaarheid/financierbaarheid van nodige of gewenste uitbreidingsinvesteringen is het ideale plaatje rond.

Idealiter ...

• zijn in de jaarlijkse exploitatiekosten alle kosten meegenomen, ook die van groot onderhoud en benodigde investeringen.
• zijn er geen grote fluctuaties in jaarlijkse fees van leden en greenfees omdat er op lange termijn inzicht is in de kosten.
• komen golfbaanmanagers/bestuurders niet voor onverwacht grote uitgaven te staan omdat die regelmatig worden besproken. En omdat de grootste uitgaven in de administratie zijn opgenomen.
• zijn grote uitgaven niet afhankelijk van ad hoc goedkeuring in een Algemene Ledenvergadering maar onderdeel van een weloverwogen investerings- en onderhoudsplan.
• worden grote uitgaven gefinancierd door te sparen (via overschotten, afschrijvingen en het vormen van voorzieningen) of door het aangaan van leningen die middels overschotten of afschrijvingen kunnen worden terugbetaald.